Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer – selbstverständlich auch in der Reinigungs-, Hauswart- und Facility-Branche – sind die Themen Buchen und Buchhaltung ein «Buch mit sieben Siegeln». Die Angst, etwas falsch zu machen, hält viele davon ab, sich mit der Buchhaltung auseinanderzusetzen. Doch ist es wirklich so kompliziert? Lassen Sie sich überraschen, wie einfach und effizient Buchhaltung sein kann und welche Vorteile dies für Ihr Unternehmen haben kann.

Machen Sie Ihre Buchhaltung auch schon inhouse?

Die meisten Unternehmen möchten sich gar nicht damit beschäftigen. Und so wird diese Aufgabe getrost in kompetentere Treuhand-Hände gelegt. Dazu gesellen sich nicht selten persönliche Vorlieben; Buchhaltung wird als etwas Langweiliges, Lästiges, Analytisches wahrgenommen, «das ist nur etwas für Zahlenmenschen, aber nicht für mich».

«Für viele Unternehmerinnen und Unternehmer – auch in der Reinigungs-, Hauswart- und Facility-Branche – sind die Themen Buchen und Buchhaltung ein schwieriges Thema.»

Und doch ist Buchhaltung ein zentraler Pflicht-Bestandteil eines jeden Unternehmens, unabhängig von Grösse oder Branche. Geregelt in Art. 957 ff des Schweizer Obligationenrechts. Daran führt also einfach kein Weg vorbei. Aus den oben genannten Gründen scheuen sich somit viele – vor allem natürlich Kleinst- oder Kleinunternehmen – vor dem Führen einer Buchhaltung intern im Unternehmen und legen lieber das gesamte Buchungsgeschäft vertrauensvoll in die Hände ihrer Treuhänderin oder ihres Treuhänders.

Doch aus unserer Sicht lohnt es sich, dieses Thema genauer unter die Lupe zu nehmen und zu prüfen, ob dieser Weg via externer Dienstleister der richtige ist. Klar, für viele braucht es für den Inhouse-Weg zu Beginn einen gewissen Aufwand, ein Einarbeiten in die Materie und eventuell auch die Anschaffung einer ergänzenden Softwarelösung. Doch auf der anderen Seite stehen eine ganze Reihe an Vorteilen, die auf längere Zeit betrachtet, eher grösser werden.

«Aus unserer Sicht lohnt es sich – insbesondere auch aus Kostenspargründen, das Thema Inhouse-Buchhaltung genauer unter die Lupe zu nehmen und zu prüfen, ob dieser Weg via einem externen Buchhaltungsdienstleister der richtige ist.»

Grosser Unterschied zwischen Theorie und Praxis

Gerade im Hinblick auf die Buchhaltung ist der Unterschied zwischen Theorie und Praxis enorm. Werden wir in theoretischen Abhandlungen teilweise von Gesetzes- und Ausnahmen-Lawinen überrollt, gestaltet sich die eigentliche, alltägliche Buchungsarbeit der Belege eher standardisiert und einfach. Einmal eingerichtet, ist das Ganze aus unserer Erfahrung heraus nicht mehr sehr kompliziert.

Einfache Softwarelösungen erleichtern das Arbeiten

Gerade bei der Einrichtung und dem Aufbau einer Buchhaltung werden Sie heute praxisnah von den Softwarelösungen und Buchhaltungsprogrammen unterstützt. So liefern zum Beispiel die Topal Finanzen bereits fertige Kontenpläne mit, virtuelle Assistenten unterstützen bei verschiedenen Prozessen, automatisierte Checks und Prüfungen vermeiden Fehleingaben.

Sie müssen ja nicht alles machen!

Sie müssen ja nicht gleich alles machen und die gesamte Buchführung inhouse erledigen. Zu spezifischen Themen können Sie weiterhin vertrauensvoll mit Ihrem Treuhänder zusammenarbeiten und Daten austauschen – sei es für die Mehrwertsteuer, Steuererklärung, Jahresabschluss oder andere finanztechnische Angelegenheiten.

Nehme ich meinem Treuhänder da etwas weg?

Sehr häufig gibt es bei den Unternehmensverantwortlichen Bedenken dahingehend, dass man durch die interne Übernahme von Buchungsaufgaben das meistens sehr gute und vertrauensvolle Verhältnis zum Treuhandunternehmen nicht belasten will.

Doch oft zeigt sich ein anderes Bild: Viele Treuhänder schätzen es sogar, wenn Ihre Mandanten aktiv mitarbeiten, und sie selbst für hochwertigere, komplexere Aufgaben wie Abschluss, Steuern, Bewertungen usw. hinzugezogen werden. 

Viele Wege führen nach Rom

Sie können sich auch Schritt für Schritt an die Materie herantasten, in dem Sie sukzessive immer mehr Aufgaben einer Buchhaltung intern erledigen. Dieser Weg könnte mit der strukturierten Ablage wie auch dem Scannen / Digitalisieren Ihrer Belege beginnen, gefolgt von der Kontierung der Belege, ggf. mit gleichzeitigem Erfassen, z.B. in einer einfachen Mandantenbuchhaltung.

Mehr Transparenz und aktuelle Zahlen

Einmal angekommen bei einer Inhouse-Buchhaltung, ergeben sich schlagartig ganz neue Einsichten. So haben Sie zu jeder Zeit und quasi direkt Zugriff auf alle und vor allem auf die aktuellen finanziellen Daten, Liquiditätszahlen, Salden, Erfolgsrechnung. Das erlaubt Ihnen nicht nur eine bessere Kontrolle und ein schnelleres Reagieren, sondern Entscheidungen können so auf der Grundlage aktueller Finanzdaten gefällt werden.

Deutlich flexibler, schneller und anpassungsfähiger

Jedes Unternehmen ist individuell und hat seine eigenen Prozesse und Anforderungen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung intern führen, können Sie diese einfacher und schneller auf Veränderungen anpassen. Zudem entfällt die gesamte Koordination und Abstimmung mit Ihrem externen Dienstleister, was zum Beispiel bei anstehenden, schnell zu treffenden Investitionsentscheiden von Vorteil sein kann.

Kosteneinsparungen – gerade auf längere Sicht

Obwohl zu Anfang einige fachliche und sachliche Investitionen nötig sind und es für viele als Hürde erscheinen mag, sprechen die möglichen Kosteneinsparungen für sich – unabhängig, welche Aufgaben der Buchführung Sie intern übernehmen. Und insbesondere längerfristig gesehen übertreffen die Einsparungen deutlich jeglichen anfänglichen Investitionsaufwand. Denn in Sachen Buchhaltung gilt: Einmal eingerichtet, läuft alles mehr oder weniger standardisiert.

Unser Fazit

Allein aus Kostenspargründen lohnt sich aus unserer Sicht eine genaue Prüfung, welche Buchhaltungsaufgaben ein Unternehmen intern übernehmen will und kann. Dabei empfiehlt sich sicherlich ein vorgängiges Rückfragen und Abklären mit dem eigenen Treuhänder, welchen Weg und welche Schritte geeignet sind und wie die Unterstützung seitens des Treuhandunternehmens aussehen könnte.

In Sachen Buchhaltung wird die Aduna Branchenlösung ergänzt und erweitert durch die Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung von Topal Solutions. Entsprechend unterstützen, begleiten und supporten wir unsere Kundinnen und Kunden auch bezüglich Buchhaltung – und das natürlich auch auf ihrem Weg zu einer Inhouse-Buchhaltung, ganz unabhängig welchen Weg und welche Vorgehensweise Sie genau für sich wählen.

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