Aduna Office
Aduna Office ist das Kernstück und zentrale Produkt der Aduna Branchenlösung für Reinigungs-, Hauswartungs- und Facility Service-Unternehmen. Dabei eignet sich Aduna für jede Unternehmensgrösse. Individuell können Sie gezielt auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen ausgerichtet die notwendigen Module und Funktionen auswählen und zusammenstellen. Für eine Lösung, die Sie und Ihr Unternehmen perfekt unterstützt.
Ihre Vorteile und Highlights
Alle Objekte zentral verwaltet und auf einen Blick.
Die Verwaltung der Objekte ist sicherlich nicht nur der Kern Ihres Hauswartungs- und Reinigungsunternehmens, sondern auch das Herzstück von Aduna Office. Von hier aus steuern und lenken Sie mit quasi Ihr gesamtes Business, haben direkt Einsicht in Offerte, Aufträge, Verträge, Adressen, Rechnungen, Anlagen, Notfalldaten, Tagesjournale oder Lieferungen und können so effizient arbeiten.
Einfach und vor allem übersichtlich Personal disponieren und planen.
Wer macht was, wann und wo? Mit der Aduna Personaldisposition planen Sie einfach, übersichtlich, verschieben und disponieren auf Kalenderansicht via Drag&Drop, erkennen Ferien und Absenzen sind alle Mitarbeiter auf den Objekten zugeteilt. Ergänzend dazu: Per Klick direkt zur Leistungs- und Zeiterfassung des jeweiligen Mitarbeitenden.
Richtig disponieren – egal, welche Art von Arbeiten.
Ob Auftragsarbeiten, Gartenarbeiten, Tourenplanungen, Spezialreinigung, Abrechnungen von Stunden in der Unterhaltsreinigung oder Winterdienst: Mit Aduna Office erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug, um alle Arbeiten mit ihren eigenen Spezifika effizient und übersichtlich planen und disponieren zu können.
Beispiel Hauswartungen: Tourenplanung leicht gemacht
Eine Unmenge an Objekten müssen verwaltet werden. Mit der Tourenplanung für Hauswartungen gehen keine Arbeiten mehr vergessen. Die Arbeiten werden einmalig einer Tour zugeteilt und zeitlich geplant. Wöchentlich werden per Knopfdruck die Arbeitsrapporte gedruckt. Nicht-erledigte Arbeiten erscheinen automatisch wieder in der Folgewoche.
Beispiel Unterhaltsreinigung: Alles von A bis Z
Spezifisch für die Unterhaltsreinigung ist die Abrechnung nach geleisteten Stunden. So können Sie mit Aduna Office einfach, bequem und effizient Ihre Offerten erstellen, Mitarbeitende disponieren, Leistungen und Zeiten erfassen, Zeitabrechnungen für Lohnberechnungen erstellen, Rechnungen auf Knopfdruck aufbereiten und drucken oder per PDF versenden. Aduna begleitet Sie von A bis Z.
Eigenes Tool für Spezialreinigungen
Für die Anforderungen der Spezialreinigung bietet Aduna Office sogar ein eigenes Offert- und Planungswesen. Mit dieser Auftragsverwaltung werden sämtliche Zusatzaufträge abgewickelt, die nicht regelmässig ausgeführt werden – von der Offerte bis zur Nachkalkulation, sei es eine einfache Wohnungsreinigung oder ein beliebiger Dienstleistungsauftrag.
Lager, Schlüssel, Fahrzeuge, Material – mehr als nur verwalten!
Wann muss ein Fahrzeug in den Service? Wo liegt welcher Schlüssel? Wieviel Benzin benötigt jedes Fahrzeug? Welches Lager muss wann neu befüllt werden? Mi Aduna haben Sie Lager, Fahrzeuge, Material, Anlagen, Schlüssel alles im Blick inkl. Service-/Bestandeslisten, Zählerstände, Mindestbestände, Inventur und vielem mehr.
100 Rechnungen in weniger als 3 Minuten
Dank der Funktion «Abo-Rechnungen» lassen sich mit Aduna Office in weniger als drei Minuten zirka 100 Rechnungen erstellen – auf Basis der vorerfassten Pauschalen. Wir haben das gestoppt. Stimmt wirklich!
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick
Zentrale Adressverwaltung
Verwalten aller Adressen – vom Kunden über Lieferanten, Handwerker, Eigentümer, Verwalter bis zum Mitarbeitenden. Erstellen von Serienbriefen. SMS versenden.
CRM
Unterstützt gezielt Marketing und Verkauf mit Kunden-History mit Aufträgen, Rechnungen, Umsatz, Kontakten usw. Anruf- und E-Mail-Integration. Erinnerungsfunktionen.
Kontakte
Festhalten der gesamte Kommunikation mit Ihren Kunden, ob Telefongespräche, Mails, Newsletter, Rundschreiben, Briefe und Besprechungen. Verknüpfung mit CRM.
Artikel & Lieferungen
Fortlaufende Erfassung der Lieferungen von Artikeln auf Objekte und Aufträge. Verrechnung auf Knopfdruck per Stichtag.
Aufgabenmanagement
Aufgaben erfassen, terminieren und zuteilen. Listen erstellen dank verschiedenen Filter- und Suchfunktionen. Exportierbar in Microsoft Outlook.
Auswertungen & Listen
Vielzahl von vordefinierten Auswertungen und Listen wie Adresslisten, Objektlisten, Schlüssellisten, Fahrzeuglisten, usw.
Disposition Aufträge
Schnelle und flexible Disposition speziell für den Tagesdienst. Engpässe frühzeitig erkennen. Auslastung der Mitarbeiter einfach ersichtlich.
Disposition Garten
Wetterbedingtes Verschieben der Arbeiten – auch von vor Ort auslösbar. Übersicht aller nicht ausgeführten wie ausgeführten Arbeiten.
Disposition Touren
Disposition der Touren auf Basis des Pflichtenhefts mit dem Kunden. Übersicht der Arbeitsauslastung der Touren-Mitarbeiter. Rapporte pro Tour
Disposition Unterhaltsreinigung
Personalplanung als Werkzeug für die effiziente Abrechnung der Stunden in der Unterhaltsreinigung – direkt dem entsprechenden Objekt zuweisbar und abrechenbar.
Disposition Winterdienst
Winterdiensttouren werden auf den Objekten hinterlegt und ermöglichen eine effiziente Abrechnung von Stunden und Material.
Spezialreinigung
Eigenes Offert- und Planungstool in Aduna Office für die Anforderungen der Spezialreinigung. Auftragsverwaltung für sämtliche, nicht regelmässige Zusatzaufträge – von der Offerte bis zur Nachkalkulation.
Dokumentenverwaltung
Zentrale Ablage aller Dokumente inkl. automatisches Verkleinern von Bildern. Ablage von Mails in Outlook direkt in Aduna Office.
Fahrzeugverwaltung
Verwaltung der gesamten Fahrzeugflotte inkl. Fahrzeugplanung, -kosten, Servicelisten, Auswertung von Fahrzeuglisten und Journalen.
Lagerverwaltung
Führen aller Lagerbewegungen (Eingang, Ausgang, Abschreibung, Korrekturen) und der Bestände. Mehrere Lagerarten möglich, unterteilbar in Artikeltypen. Inventur.
Schlüsselverwaltung
Detaillierte Verwaltung aller Schlüssel, einzelne Schlüssel zu Schlüssel-Bund zusammenfassbar, Protokollierung über den Verlauf des Schlüssels, Quittierungen.
Monatsmeldungen
Erfassung aller aktuellen Zähler- und Ölstände in Anlagejournalen sämtlicher Objekt-Anlagen wie Heizungen, Öltanks, Münz- und Gaszähler. Warnmeldung bzgl. Nachbestellungen.
Tagesjournal
Erfassen und Weiterleiten von Kundenmeldungen zur Erledigung an einen Mitarbeitenden oder externen Handwerker. Komplette History aller Tagesjournale nach Kunde oder Objekt und Erledigungsgrad.
Objekte
Verwaltung aller Objekte und Liegenschaften mit Offerten, Aufträgen, Pflichtenhefte, Objektverträge, Handwerker, Eigentümer, Rechnungen, Anlagen, Notfalldaten, Tagesjournale, Lieferungen u.v.m.
Leistungen
Erfassung aller Leistungen und Spesen, u.a. mobil mit Aduna Mobile. Präsenzzeit-Erfassung. Automatische Verrechnung beim nächsten Rechnungslauf.
Personalplanung
Effiziente Abrechnung der Stunden der Mitarbeitenden in der Unterhaltsreinigung inkl. Abwesenheiten und Engpässe erkennen. Übersicht der geplanten Stunden. Hinterlegung der Mitarbeitenden in den Objekten. Zeiterfassungsformular pro Mitarbeiter.
Personalabrechnung
Zusammenfassung aller erbrachten Leistungen pro Mitarbeitenden. Soll- / Ist-Zeit Kontrolle.
Mehrere Abrechnungs- und Sollzeitenmodelle. Basis für Lohnabrechnung.
Offerte Pauschalen
Erstellen moderner und aussagekräftiger Offerten anhand von Positionskatalog mit Periodizität und Zeit. Berechnung aufgrund von Flächen, Zeitaufwand oder weiteren Kriterien.
Offerte Aufträge
Verschiedene Offertkalkulationsmethoden. Erstellen von Vorlagen mit Leistungsverzeichnissen oder einmalige Arbeiten. Aufbereitung im PDF.-Format, direkter Versand per Mail.
Nachkalkulation
Mehrere Arten der Nachkalkulation –zur Überprüfung der Rentabilität pro Objekt.
Filialen
Verwaltung mehrerer Standorte oder Filialen in einer Datenbank und Verknüpfung mit der Objektverwaltung.
Abo-Rechnungen
Einmalige Erfassung der wiederkehrenden Verrechnungspauschalen mit Zeitintervalle und automatisierte Verrechnung.
Rechnungen
Automatisiertes Erstellen und Versenden/Ausdrucken von Rechnungen inkl. Pauschalen und ergänzende Leistungen und Verbrauchsmaterial. Versand direkt per E-Mail möglich.
Zahlungskontrolle & Mahnwesen
Einfache Zahlungskontrolle für kleinere und mittlere Unternehmen; QR-Zahlungsdateien einlesen, OP-Listen, mehrstufiges Mahnwesen.
Sicherheitssystem
Umfangreiches Benutzer-, Rechte-, Rollen- und Gruppenmanagement (Administration, Hauswartung, Verkauf, usw.). Vergabe der Berechtigung pro Objekt.
Sprachen
Aduna ist in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Dokumente für Kunden können in beliebigen Sprachen übersetzt werden.
Tax-Anpassung
Per Knopfdruck werden Abo-Pauschalen um gewünschten Prozentsatz erhöht, z.B. bei Veränderung der Löhne, Steuern, Rohstoffpreise usw.