Immer wieder werden wir als Anbieter einer Branchenlösung für Hauswartungs-, Reinigungs- und Facility Service-Unternehmen gefragt, ob nicht oder wann auch eine Standardauftragsbearbeitung ausreichen würde und wo genau die Unterschiede liegen?
Gerne möchten wir in diesem Blogbeitrag die beiden Ansätze kurz erläutern: Was spricht für eine standardisierte Auftragsbearbeitung, was für eine Branchenlösung? Was unterscheidet die beiden Ansätze, und welchen Mehrwert bietet eine Branchenlösung – spezifisch natürlich unter dem Blickwinkel der Hauswartungs-, Reinigungs- und Facility Service-Branche?
Die Standardauftragsbearbeitung als universelle Lösung
Wenn man die Auftragsbearbeitung mit der Welt der Bühne vergleicht, dann versteht sich diese wie ein universelles Skript oder Drehbuch, das man theoretisch in vielerlei Situationen einbauen oder in unterschiedlichen Szenarien anwenden kann.
Auf ein Unternehmen bezogen heisst das: eine Standardauftragsbearbeitung ist vor allem dann sinnvoll eingesetzt, wenn die internen Businessprozesse und -abläufe, daher die Wege vom anfänglichen Kundenkontakt bis hin zur Rechnungsstellung eher einfacher strukturiert sind beziehungsweise standardisiert abgewickelt werden können. Man kann es auch umgekehrt formulieren: Je mehr Spezifika, je mehr Besonderheiten unternehmensinterne Prozesse aufweisen, desto schwieriger wird es, diese in einer standardisierten Lösung abzubilden.
Preis und Funktionsvielfalt als grösste Vorteile
Wenn das jedoch ausreicht, dann spielt die Standardlösung ihre grössten Vorteile aus: der im Vergleich zu einer Branchenlösung oft günstigere Preis – in erster Linie aufgrund der häufig wesentlich grösseren Anzahl Kunden – sowie die Integration vieler verschiedenartig ausgerichteter Funktionen. Bezüglich der Funktionsvielfalt stellt sich jedoch die Frage, inwiefern ein Unternehmen diese vielen Funktionsmöglichkeiten überhaupt benötigt. Das sehen wir zum Beispiel bei Word oder Excel, wo die meisten Anwender:innen nur ein Bruchteil der angebotenen Funktionen überhaupt im Alltag nutzen.
«Eine Standardauftragsbearbeitung ist vor allem dann sinnvoll eingesetzt, wenn die internen Businessprozesse und -abläufe, daher die Wege vom anfänglichen Kundenkontakt bis hin zur Rechnungsstellung eher einfacher strukturiert sind.»
Je individueller, desto schwieriger wird es mit Standards
Kommen individuelle, spezifische Anforderungen hinzu, wird es mit standardisierten Funktionen schnell schwieriger – aber nicht immer unmöglich. Häufig führen so genannte «funktionsbedingte oder improvisierte Umwege» gegebenenfalls noch zu einer zufriedenstellenden Lösung und man nutzt oder «verbiegt» Funktionen, die eigentlich einem anderen Zweck dienen. Oder man ergänzt die Auftragsbearbeitung mit weiteren Software-Tools, was aber auf kurz oder lang schnell zu einem gewissen Flickwerk, zu Unübersichtlichkeit und auch zu mehrfachen Dateneingaben, zum Beispiel bei Adressen, führen kann.
In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich – mit Blick auf die Frage, ob Standard- oder Branchenlösung –, die unternehmensspezifischen Anforderungen genaustens zu beschreiben und zusammenzutragen, um nicht später unangenehm überrascht zu werden.
Was, wenn es Probleme oder Fragen gibt? Und wo liegen meine Daten?
Gerade bei den eher günstigeren Lösungen sollte man sich über die Funktionsebene hinausgehend auch mit weiteren Fragen befassen: Was passiert, wenn ich Software- oder Bedienungsprobleme habe? Wie steht es um Themen wie Support, Hotline oder eine fachspezifische Unterstützung? Denn, wenn ich mein gesamtes Business auf einer Lösung abstütze und Probleme auftauchen, wünsche ich mir meistens auch eine schnelle, kompetente und zielführende Hilfestellung.
Gerade bei international ausgerichteten oder auch webbasierten Standardlösungen sollten Sie zudem wissen, wie und wo Ihre Daten liegen bzw. gehostet und gesichert werden und wie diese im Krisenfall reproduziert werden können.
«Vieles, was aus dem Blickwinkel einer Standardlösung als spezifisch oder Besonderheit eingestuft wird, versteht sich in einer Branchenlösung als normal.»
Branchenlösung versteht sich als massgeschneidertes Drehbuch
Im Gegensatz zu Standardlösungen versteht sich die Branchensoftware wie ein massgeschneidertes Drehbuch, das ganz speziell für eine bestimmte Aufführung – oder im übertragenen Sinne – für ein Unternehmen in einer ganz spezifischen Branche geschrieben wurde. Das zeigt sich auf den ersten Blick sofort in der Sprache: Lösung, Funktionen wie auch die Mitarbeitende des Branchenlösungsanbieters selbst sprechen die gleiche Sprache, nutzen die gleiche Begriffswelt wie die Kunden. Das schafft Vertrauen und schnelles gegenseitiges Verständnis. Ob Unterhaltsdisposition, Notfalldaten oder Münzzählerjournal... alle wissen, wovon gesprochen wird. Das gilt insbesondere auch bei Supportanfragen: Die Supportmitarbeitenden verstehen fachlich die Anliegen der Kunden und können so gezielter Unterstützung leisten.
9 Vorteile der Aduna Branchenlösung
im Vergleich zu einer Standardlösung
- Je komplexer und individueller die Branche, deren Abläufe und Prozesse, desto mehr spricht klar für eine Branchenlösung.
- Je mehr verschiedene Aufgaben- und Themengebiete abgedeckt werden müssen, desto eher kommt eine Branchenlösung zum Zug.
- Branchenanbieter sind fachlich meistens näher an den Bedürfnissen ihrer Kunden, tiefer im Branchenverständnis. Ganz nach dem Motto: Wir sprechen Ihre Sprache.
- Branchenlösungen lassen sich schneller und effizienter an sich verändernde fachliche, gesetzliche und marktspezifische Anforderungen anpassen.
- Branchenlösungen wachsen kontinuierlich mit dem Kunden mit, ohne dass der Kunde das System oder das Programm wechseln müsste.
- Verschiedene Module erlauben über alle Anwendungen hinweg einen effizienten und nahtlosen Datenfluss. Daten werden einmal eingegeben, aber vielfach genutzt.
- Individuelle Kundenwünsche sind definitiv einfacher, schneller und effizienter realisierbar.
- Branchenanbieter sind häufig lokale oder nationale Anbieter, was einen direkten Support und schnelle Erreichbarkeit eher gewährleistet.
- Branchenlösungen wie Aduna sind umfassende Softwarelösungen von A bis Z an und bilden von dem ersten Kundenkontakt, der Planung, Offerte und Administration bis hin zur Rechnungsstellung und Verbuchung alles ab.
Gesamte «Prozesswelt» angepasst auf eine Branche
Bewegt sich eine Standardauftragsbearbeitung ziemlich strukturiert von der Kundenadresse über Lager und Artikelstamm hin zu Offerte, Lieferschein und Rechnung, so bildet eine Branchenlösung nicht selten einen ganz anderen, branchentypischeren «Weg» ab. Um nur ein Beispiel zu nennen: Aduna Software beschreibt ebenfalls den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags von A bis Z, bezieht jedoch zum Beispiel für das Offertwesen gleich weiterführende Funktionsbereiche wie verschiedene Kalkulationsmethoden, m2-Berechnungen, das Erstellen von Leistungsverzeichnissen oder auch eine professionelle, visuelle Präsentationsform der Offerte mit diversen objektspezifischen Angaben mit ein.
«Ein weiterer Vorteil einer Branchenlösung: die schnellere und bessere Anpassungsfähigkeit.»
Aus Spezifischem wird Normales
Vieles, was aus dem Blickwinkel einer Standardlösung als spezifisch oder Besonderheit eingestuft wird, versteht sich in einer Branchenlösung als normal. Gerade bei Hauswartungs-, Reinigungs- bzw. Facility Service-Unternehmen spielt neben dem Offertwesen z.B. eine zentrale Liegenschafts- und Objektverwaltung eine wichtige Rolle, in der alle objektrelevanten Daten, Aufträge, Verträge, Anlagen, Rechnungen, Notfalldaten usw. zu finden sind.
Eine Material-, Schlüssel- oder Anlagenverwaltung lassen sich natürlich auch in einer Excel-Datei aufbauen, für die Erfassung der Arbeitszeit eine Zeiterfassungssoftware, doch wird dies mit der Zeit nicht nur unübersichtlich, ich muss mehrfach die gleichen Daten erfassen, habe mehrere Datenquellen und kein Zusammenführen aller Informationen – auch für andere Aufgabebereiche. Ist es da nicht einfacher, beim Objekt auch sofort alle dazugehörigen Daten abrufen zu können?
Module einer Lösung versus separate Tools?
Natürlich sind nicht alle Unternehmen einer Branche gleich ausgerichtet, Reinigungs- wie Hauswartungsunternehmen haben verschiedene Bedürfnisse und auch erzeugen verschiedene Betriebsgrössen ganz unterschiedliche Anforderungen. Werden jedoch bei standardisierten Lösungen diese Themen oftmals mittels verschiedener Programme und Tools gelöst, so arbeiten die meisten Branchenlösungen mit integrierbaren, funktionserweiternden Modulen, die man – je nach Bedarf – einfach in die Lösung integrieren oder aktivieren kann. Das gilt zum Beispiel in der Hauswartungs- und Reinigungsbranche für Themen wie Planung und Disposition, Tagesdiente, Tourenplanung, Ticketing und Aufgabenverwaltung oder Nachkalkulation und Lohnwesen und vieles mehr.
Die Vorteile: Es braucht kein weiteres Einarbeiten in eine neue Bedieneroberfläche, Prozesse und Funktionen entsprechen sich. Zudem kann die gleiche Lösung mit einem Unternehmen wachsen – ohne dass der Kunde, nur weil seine Anforderungen sich verändern, eine gänzlich neue Lösung suchen muss.
«Lösung, Funktionen wie auch die Mitarbeitende des Branchenlösungsanbieters selbst sprechen die gleiche Sprache, nutzen die gleiche Begriffswelt wie die Kunden.»
Näher an Kunden und Kundenwünsche
Ein weiterer Vorteil einer Branchenlösung: die schnellere und bessere Anpassungsfähigkeit. Im Vergleich zu einer Standardlösung lassen sich meistens Kundenwünsche – unter Umständen auch sehr individuelle – schneller, individueller und präziser integrieren. Insgesamt lässt sich feststellen, dass sich ein Branchenanbieter in der Regel deutlich näher bei seinen Kunden befindet und eine grössere Identität besteht als bei einem Standard-Softwareanbieter. Er versteht sich quasi als Teil der Branche.
Das führt auch dazu, dass der Branchenlösungsanbieter oft ganz genau weiss, mit welchen Funktionen und Befehlen er die Effizienz und Effektivität seiner Branchenkunden erhöhen und verbessern kann.
Fazit
In Sachen Investitionskosten – gerade anfänglichen Kosten – und Preise ist eine Standardlösung meistens deutlich im Vorteil im Vergleich zur Branchenlösung. Je weiter sich ein Unternehmen beziehungsweise eine Branche von den strukturellen Vorgaben einer Standardlösung entfernt, je mehr Eigenheiten und Besonderheit die unternehmensinternen Prozesse aufweisen und je umfassender das Business softwaretechnisch abgebildet werden soll, desto mehr spricht für eine Branchenlösung. Und wenn man den Fokus noch auf die vielen spezifischen Eigenheiten der Hauswartungs-, Reinigungs- und Facility Service-Branche an sich kann wirft, dann wird schnell klar: Eine Branchenlösung ist hier klar im Vorteil, nicht zuletzt wegen der Komplexität der Prozesse in dieser Branche, die es abzubilden gilt. Und das ist auch genau das, was uns jeden Tag motiviert und fordert.
